Het is alweer 6 jaar geleden dat King/D-Care is gestart met de totaaloplossing C6 bij Rivas Zorggroep. C6 is de geïntegreerde ketenoplossing voor inkoop, logistiek en ICT. In 2013 heeft King/D-Care naast de logistieke regiefunctie in de supply chain ook een groot deel van de inkoop van facilitaire en medische disposables van Rivas voor haar rekening genomen. Samen met Pieter Vlot, Hoofd Logistieke Services van Rivas en Anne Lijzenga, Hoofd Inkoop van Rivas, kijken we terug op deze partnership. Hoe zijn we de samenwerking aangegaan? Welke resultaten zijn behaald? Én welke mogelijkheden zien we voor de toekomst?
“Rivas heeft 6 jaar geleden voor King/D-Care gekozen omdat er een grote bereidheid was om te investeren in mensen en middelen” aldus Lijzenga. Voordat C6 werd geïmplementeerd heeft King/D-Care onder andere geïnvesteerd in nieuwe medewerkers, een cleanroom en mooie, stille rolcontainers.
De implementatie van C6 is goed en geruisloos gegaan; interne klanten hebben er niets van gemerkt. ‘’Er was een goede voorbereiding en de commitment van beide kanten om het tot een groot succes te maken was zeer groot, ook als er in het weekenden gewerkt moest worden. King/D-Care toonde ondernemerschap en de motivatie om het samen te doen.
“De samenwerking en het projectmanagement was goed op orde. Ik geef King/D-Care een 9 voor de implementatie.’’
- Pieter Vlot
- Hoofd Logistieke Services Rivas
Een belangrijk onderdeel van C6 is het vereenvoudigen en automatiseren van het proces van bestellen tot betalen. Na uitgebreide analyse van de administratie- en goederenstromen, heeft King/D-Care deze processen efficiënter ingericht. Door logistieke stromen te bundelen en goederen op stuksniveau in rolcontainers op de diverse locaties en afdelingen af te leveren is er een grote efficiëntieslag gemaakt. King/D-Care legt alle producten op voorraad (neemt het voorraadrisico van Rivas over) en heeft het proces van bestellen tot betalen goed ingericht. Rivas maakt nu ook geen onderscheid meer tussen voorraad- en koopartikelen, dus is er maar één administratief proces.
De administratie van Rivas gaat nu volledig elektronisch via XML. 70% van de ongeveer 65.000 facturen per jaar gaan geruisloos via King/D-Care. Vlot; ‘’Dat de order nu één factuur is, is een enorme winst. Volgens Oracle staat Rivas op nummer 1 qua elektronische verwerking van facturen van de 10 ziekenhuizen die Oracle als klant heeft.‘’
-30% afname vervoer
Elektronische facturatie van 40% naar 70%
Medewerkerstevredenheid van 5 naar 7
“Rivas was in 2013 op zoek naar een leverancier waar zij ook staartleveranciers konden onderbrengen. Dit bleek niet eenvoudig te zijn, maar in tegenstelling tot andere partners wilde King/D-Care ook staartleveranciers overnemen. Hierdoor heeft Rivas nu 200 minder leveranciers. De overige 300 leveranciers zijn voor semidiensten, onderhoud en food. Door het uit handen geven van de operationele inkoop kunnen onze inkopers meer tactisch en strategisch gaan werken.’’ Aldus Lijzenga.
C6 is in de loop van de jaren verder uitgebouwd binnen de Rivas Zorggroep. Inmiddels worden 40 locaties met 250 afleveradressen wekelijks beleverd. Momenteel worden kleinere locaties voorzien van voorraadkasten met scanners om nog efficiënter te kunnen werken. Het inrichten van Oracle kost natuurlijk tijd. Er moeten intern op verschillende niveaus diverse zaken worden afgestemd.
Kosten dienstverlening: -10%
Aantal leveranciers: -200
Kosten inkoop: -9%
“Een voorwaarde om met C6 te kunnen starten is dat je als organisatie je processen op orde hebt óf onder controle probeert te krijgen. Anders is het niet mogelijk om bovenstaande zaken in te regelen.’’ Aldus Pieter Vlot.
Één van de KPI’s van Rivas Zorggroep was het verminderen van het aantal spoedaanvragen (onder de 5 aanvragen per maand.) Voorheen was dit proces namelijk niet op orde en kostte het logistieke proces alleen al € 75.000 per jaar. De operatie moet natuurlijk gewoon doorgaan. Dus het voordeel zit niet alleen in de kostenreductie maar ook in de continuïteit van de zorg.
Een ander resultaat van C6 is dat zorgmedewerkers meer tijd hebben voor patiënt en cliënt omdat ze zich kunnen focussen op het primaire proces. Uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek blijkt dat na introductie van C6 de medewerkerstevredenheid is gestegen van een krappe 5 naar een mooie 7. Medewerkers gaven aan dat ze naar de voorraad geen omkijken meer hebben waardoor er minder frustraties zijn en er meer tijd is voor de patiënt.
“Na introductie van C6 is de medewerkerstevredenheid gestegen van een krappe 5 naar een mooie 7; doordat men geen omkijken meer naar de voorraad had, was er meer tijd voor de patiënt.’’
- Anne Lijzenga
- Hoofd Inkoop Rivas
‘’De huidige voorraden op afdelingen worden zo laag mogelijk gehouden. Door de hoge doorstroom is er minder verspilling. Voorheen was er met name veel verspilling op steriele middelen. Vertrouwen dat orders goed worden uitgeleverd en dat er een goede controle is op backorders is erg belangrijk’’, aldus Lijzenga. Als er geen vertrouwen is in inkoop- en logistieke processen, gaan zorgmedewerkers hamsteren, wat natuurlijk leidt tot veel verspilling. Bovendien zijn de kosten van verspilling van medische artikelen erg hoog. Ook het bestellen van producten met een scanner geeft inzicht in het verbruik van artikelen.
Nu King/D-Care 200 leveranciers gebundeld heeft en wekelijks 250 afleveradressen beleverd, is het tijd om te kijken hoe we ons partnership verder kunnen versterken en welke innovaties voor Rivas Zorggroep belangrijk zijn. Op dit moment kijken we gezamenlijk naar het verder uitbesteden van de inkoop van facilitaire producten en onderzoeken we de mogelijkheden om over te stappen naar meer contractmanagement. Daarnaast zijn we uiteraard bezig met de ontwikkelingen in medische regelgeving, zoals MDR. Op naar een constructieve voortzetting van onze samenwerking!
Meer weten
Wil je meer weten over onze dienstverlening of heb je een specifieke vraag voor jouw organisatie, neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op.
Marcel Hofman
Key Accountmanager
Jos Polman
Klantteam Manager Zorg
